Статьи

Для легкого удаленного управления вашей компанией, вам будет предоставлен доступ к вашей собственной платформе бухгалтерского учета Envoice, доступной через интернет. Доступ к Envoice является частью наших услуг вам и не требует дополнительной оплаты.

С Envoice можно легко выполнять следующее:

• Отправлять нам ваши бухгалтерские документы, такие как счета и чеки.
• Создавать счета продаж и отправлять их клиентам.
• Создавать отчеты о поездках и расходах, которые являются необходимыми, если у вас есть командировки за границу или когда ваша компания должна возместить вам расходы за свой счет.

Направленные в Envoice документы будут автоматически переданы в ваш личный аккаунт.

Создание аккаунта

После подписания контракта с Хабом э-резидентства, вы получите электронное письмо от Envoice, подтверждающее создание вашего аккаунта. Для входа вас попросят подтвердить свой электронный адрес и создать пароль. После проверки электронной почты вы готовы начинать. После выполнения входа вы увидите панель управления, которая содержит самые важные бухгалтерские показатели вашего бизнеса.

Счета продаж

Envoice делает легким создание счетов продаж и их отправку напрямую вашим клиентам по электронной почте. После ввода параметров продажи Envoice автоматически посчитает налоги. Вы также сможете дублировать счета из предыдущих проводок и выбирать клиентов из предустановленного списка прошлых клиентов.   Это делает создание счетов продаж намного более эффективным, так как вам не нужно каждый раз начинать с нуля.

Счета на покупки

После регистрации в Envoice, вы получите персонализированный адрес электронной почты @envoice.ee. Все счета на покупки должны направляться на ваш личный е-мейл Envoice, в формате PDF или JPG. Пожалуйста, убедитесь в том, что вы отправляете только один счет за раз. Пожалуйста, убедитесь в том, что счет содержит следующую информацию:

1. Название (напр. “Счет” или подобное)
2. Номер счета
3. Дату выдачи
4. Описание приобретенных товаров или услуг
5. Числовые данные (количество, стоимость за единицу, общая сумма)
6. Наименование продавца и покупателя
7. Адреса продавца и покупателя
8. Регистрационный номер фирмы-продавца
9. НДС номер продавца (если применимо)

Пожалуйста, направляйте свои счета покупок на свой личный адрес электронной почты Envoice не позднее, чем до 5 числа следующего месяца.

Имейте в виду, что вам надо отправлять только счета и чеки, которые связаны с бизнесом вашей компании. Пожалуйста, не отправляйте иные документы, такие как банковские выписки, подтверждения платежей и т. д.

Все отправленные в Envoice документы будут оцифрованы. Этот процесс является автоматическим и занимает около шести часов. Как только ваши документы оцифрованы, они становятся доступны вам в разделе Покупки. Там вы можете искать и отфильтровывать по различным критериям свои счета и чеки.  Таким образом, Envoice также является бизнес-архивом.

Правовое предупреждение

Очень важно, чтобы ваши финансы управлялись верно в соответствии с законом. В Хабе э-резидентства мы сделаем все, чтобы помочь вам в этом, но вы все еще отвечаете за то, чтобы:

• Ежемесячно вручную загружать копии ваших банковских выписок (применяется только, если вы не являетесь клиентом LHV Bank).
• Убедиться в том, что все входящие платежи имеют соответствующий счет. Вы могли их создавать, используя Envoice или подгружать свои собственные.
• Убедиться в том, что все исходящие платежи имеют соответствующий документ, подтверждающий расходы.
• Убедиться в том, что все бизнес-расходы надлежащие и верные.
• Своевременно отвечать на все электронные письма и запросы Хаба э-резидентства
• По необходимости просматривать и подписывать документы.

Использование панели самообслуживания Envoice поможет вам упростить свою жизнь. Просто следуйте подсказкам и инструкциям, чтобы контролировать финансы своей компании.

Дополнительно, раз в квартал мы будем подготавливать и отправлять вам балансовый лист компании и отчет о финансовых результатах. Так вы будете лучше понимать финансы своей компании.

Использование приложения Envoice

Envoice также имеет мобильное приложение для iOS и Android. Оно является бесплатным. Как только вы загрузили приложение, вы можете выполнить вход, используя свои имя пользователя и пароль, которые используете на веб-сайте Envoice.

Приложение Envoice позволяет вам легко сканировать бумажные чеки и счета, просто делая их фото. Отсканированные чеки и счета могут быть автоматически отправлены бухгалтеру вашей компании.

Вы также можете использовать приложение Envoice для создания отчетов по командировкам и расходам. Своевременно подгружая отсканированные чеки в режиме реального времени, вы можете легко следить и управлять командировочными расходами в поездке. Вам не придется сталкиваться с горой бумажных чеков по возвращении.