Статьи

По закону, все компании в Эстонии должны вести бухгалтерский учет, регулярно подавать налоговые декларации и платить необходимые налоги. Все компании должны также подавать годовой отчет в эстонский Бизнес регистр. Хаб э-резидентства предоставит вам личного бухгалтера, который будет полностью вести бухгалтерский учет вашей эстонской компании (включая налоговый учет).

В некоторых случаях, в зависимости от типа бизнеса, который вы ведете, вам может понадобиться также платить налоги в других странах. Мы настоятельно рекомендуем вам проконсультироваться с налоговым консультантом в вашей стране по вопросам международного налогообложения.

Платформа онлайн-бухучета

Для легкого удаленного управления вашей компанией, вам будет предоставлен доступ к вашей платформе бухгалтерского учета Envoice, доступной через интернет. Доступ к Envoice является частью наших услуг вам и не требует дополнительной оплаты. После подписания контракта с Хабом э-резидентства, мы создадим для вас аккаунт в Envoice. Envoice делает простым создание счетов продаж, обработку и архивирование бухгалтерских документов (таких как счета на покупки и чеки), а также создавать отчеты о поездках и расходах.

Envoice также имеет бесплатное мобильное приложение для iOS и Android. Приложение Envoice позволяет вам легко сканировать бумажные чеки и счета, просто делая их фото. Отсканированные чеки и счета могут быть автоматически отправлены бухгалтеру вашей компании.

Все отправленные в Envoice документы будут оцифрованы. Этот процесс является автоматическим и занимает около шести часов. Как только ваши документы оцифрованы, они становятся доступны вам в разделе Покупки. Там вы можете искать и отфильтровывать по различным критериям свои счета и чеки. Таким образом, Envoice также является бизнес-архивом.

Бухгалтерские документы

По мере того, как вы ежедневно ведете бизнес, просто ежемесячно передавайте нам свои бухгалтерские документы с использованием Envoice.  Это включает следующие документы:

• Счета на покупки
• Чеки
• Счета продаж
• Банковские выписки

С Envoice, бухгалтерские документы можно передавать в режиме реального времени по мере их поступления. Это обеспечивает бесперебойное поступление документов и предотвращает ситуацию, когда к концу месяца на вашем столе или в кошельке собирается большое количество чеков.

Для максимального упрощения процесса большинство пользователей Хаба э-резидентства предоставляют право просмотра информации о банковском счете своих компаний. (Помните, право просмотра не дает право Хабу э-резидентства выполнять финансовые транзакции от вашего имени.) Предоставив право просмотра, вам не нужно каждый месяц отправлять нам выписки с банковского счета. Все будет сделано для вас в фоновом режиме.

Счета на покупки

После регистрации в Envoice, вы получите персонализированный адрес электронной почты @envoice.ee. Все счета на покупки должны направляться на ваш личный е-мейл Envoice, в формате PDF или JPG. Пожалуйста, убедитесь в том, что вы отправляете только один счет за раз. Пожалуйста, убедитесь в том, что счет содержит следующую информацию:

• Название (напр. “Счет” или подобное)
• Номер счета
• Дату выдачи
• Описание приобретенных товаров или услуг
• Числовые данные (количество, стоимость за единицу, общая сумма)
• Наименование продавца и покупателя
• Адреса продавца и покупателя
• Регистрационный номер фирмы-продавца
• НДС номер продавца (если применимо)

Если возможно, пожалуйста, предоставляйте счета на английском, эстонском или русском языках. Если это не является возможным, пожалуйста, сопроводите свое электронное письмо пояснениями.

Чеки

В отличии от счетов чеки обычно не содержат имя покупателя и, в большинстве случаев, чеки распечатаны на бумаге, а не предоставляются в цифровом виде. Используя приложение Envoice, вы можете легко сканировать бумажные чеки, просто делая их фото. Отсканированные чеки потом могут быть автоматически отправлены вашему бухгалтеру через приложение Envoice.

Пожалуйста, убедитесь в том, что чеки, отправленные в Envoice, касаются только связанных с бизнесом расходов. Если вы посещаете магазин, чтобы сделать личные и бизнес-покупки, всегда просите сделать две разные транзакции, чтобы личные траты не смешивались с бизнес-расходами в одном чеке. Все чеки, отправленные в Envoice, должны иметь:

• Дату выдачи
• Номер
• Описание приобретенных товаров или услуг
• Числовые данные (количество, стоимость за единицу, общая сумма)
• Имя продавца
• Адрес продавца
• Регистрационный номер фирмы-продавца
• НДС номер продавца (если применимо)

Командировочные расходы

Деловые поездки определяются как краткосрочные поездки со специфической целью, касающейся бизнеса. Деловые поездки обычно начинаются с вашего постоянного места работы и обычно включают в себя связанные с бизнесом действия, такие как встречи с клиентами, посещение производственных площадок, посещение конференций и т. д.

Во время путешествий с бизнес-целями важно отслеживать такие расходы, как жилье, поездки на такси, питание, стоимость авиабилетов, билеты на поезд и т. д. Мобильное приложение Envoice сделает это простым. Просто сфотографируйте любой соответствующий чек с помощью мобильного телефона и приложение Envoice отсканирует документ, загрузит его в облако, где он будет доступен вашему личному бухгалтеру. Вам не придется сталкиваться с горой бумажной работы по возвращении.

Чтобы просмотреть руководство о том, как с помощью Envoice создавать отчеты о поездке, пожалуйста, перейдите по ссылке.

Чтобы просмотреть руководство о том, как с помощью Envoice создавать отчеты о расходах, пожалуйста, перейдите по ссылке.

Расходы, связанные с бизнесом

Расходами компании могут считаться только те расходы, которые напрямую связаны с вашим бизнесом. Если вы используете банковский счет компании для оплаты личных расходов или прочих, не связанных с бизнесом, расходов, применяется дополнительный налог на прибыль организаций в размере 25%. НДС за такие расходы не подлежит возмещению.

Если вашему бухгалтеру требуются дополнительные пояснения о том, как некоторые расходы связаны с бизнесом, вы получите уведомление. В дополнение вы всегда можете уточнить, являются ли расходы связанными с бизнесом. Тем не менее, окончательное решение относительно бизнес-расходов лежит на членах правления компании. Члены правления также несут ответственность за данное решение при возникновении любых споров с Налогово-таможенным департаментом Эстонии.

Счета продаж

Envoice делает легким создание счетов продаж и их отправку напрямую вашим клиентам по электронной почте. После ввода параметров продажи Envoice автоматически посчитает налоги. Наш договор об оказании услуг оговаривает, что все счета должны создаваться с использованием Envoice. Это обеспечивает автоматическое и корректное добавление всех элементов счета.

Чтобы просмотреть руководство о том, как с помощью Envoice создавать счета продаж, пожалуйста, перейдите по ссылке.

Чтобы получить подробную информацию о создании счетов продаж с использованием Envoice, перейдите по ссылке: http://docs.envoice.eu/support-documents-in-english/getting-started/how-to-create-sales-invoice

Банковские выписки

Каждый месяц вы должны подавать ежемесячные выписки для всех банковских счетов вашей компании (включая счета, которые ваша компания может иметь с поставщиками услуг, таких как TransferWise, Payoneer, PayPal и др.). Эти выписки должны покрывать весь период предыдущего календарного месяца.

Самым простым способом передать ваши банковские выписки является предоставление прав просмотра банковских счетов вашей компании бухгалтеру Хаба э-резидентства. Так ваш бухгалтер сможет брать ежемесячные выписки напрямую и действия с вашей стороны не потребуются.